Uspešno upravljanje IT projektima

Kako (uspešno) završiti započeti informacioni sistem ili veb sajt

Statistika je neprijatna. Najveći broj započetih IT projekata nikada se ne završi (75%). Najveći broj dovršenih ne daje očekivane rezultate (75%). Konačno, uspešno se završi 6,25% započetih informacionih sistema (IS), ili veb sajtova. Ektremno pesimističke zaključke iznosi Gallup. Na osnovu istraživanja, koje je obuhvatilo više od 10.000 projekata i 200 kompanija, u 30 zemalja i u različitim oblastima poslovanja, konstatovano je da je samo 2,5% kompanija uspešno završilo 100% svojih projekata.

Stručnjaci Agencije Infotrend, specijalisti za upravljanje IT projektima, pomoćiće vam da identifikujete konkretne, moguće rizike i da proverenim metodologijama, uz postojće iskustvo, vaš projekat dovedemo uspešno do kraja.

Osnovni razlozi, zbog kojih se projekti ne završavaju u saglasnosti sa postavljenim ciljevima, očekivanjima i u granicama planiranih resursa su:

1. Tehnički uticaji (upravljanje projektom, primenjena tehnologija)

2. Individualni uticaji (članovi projektnog tima, pogledi i očekivanja rukovodstva, međusobna komunikacija)

3. Uticaj zainteresovanih (stakeholders: neposredni budući korisnici, osobe koje su posredno povezane sa korišćenjem i rezultatima projekta, rukovodstvo).

Najčešće su svi navedeni razlozi prisutni, s tim što udeo navedenih kategorija uticaja na završetak projekta zavisi od vrste projekta, okruženja i slično, i razlikuje se od projekta do projekta. Međutim, istraživanja i naše iskustvo pokazali su da je teže upravljati rizicima 2. i 3. grupe. Naime, ovim faktorima rizika ne možemo eksplicitno i neposredno upravljati. Odnose se na ljude, njihove emotivne i socijalne činioce i u domenu su ličnih stavova i uticaja subjekata, posredno povezanih s projektom.

Konačno, u slučajevima kritičnih zastoja projektnih aktivnosti, stručnjaci Agencije Infotrend pomoćiće vam da donesete važnu odluku: obustaviti, ili nastaviti projekat.

1. Tehnički uticaji (upravljanje projektom, primenjena tehnologija)

Ne zasnivajući se na činjenice, tehnička realizacija projekta najčešće se navodi kao glavni i jedini činilac neuspelog projekta (što je u nekim slučajevima i tačno). Međutim, u praksi se pokazuje da je najlakše upravljati mogućim tehničkim rizicima. Da bismo eliminisali tehničke rizike potrebno je:

- Kreirati odgovarajući plan obezbeđenja i kontrole kvaliteta (Quality Assurance / Quality Control - QA/QC plan).
- Uraditi realan dinamički plan sa precizno određenim kontrolnim tačkama i pridržavati se plana.
- Izvoditi testove, predviđene QA/QC planom, u unapred definisanim kontrolnim tačkama.
- Preduzimati kontrolne i upravljačke akcije, definisane QA/QC planom, u specificiranim kontrolnim tačkama i slično.

Čest uzrok neuspeha projekta je pogrešan izbor tehnologija. Članovi projektnog tima, ili rukovodstvo organizacije, opredeljuju se za "atraktivne" tehnologije, ne uzimajući u obzir stvarne potrebe, njihovu primenljivost u okviru konkretnog projekta, buduće performanse sistema, kompleksnost i mogućnosti održavanja sistema u fazi produkcije sistema. Zato preporučujemo:

- Analizu raspoloživosti i izbor tehnologija, koje zadovoljavaju potrebe projekta, imajući u vidu njihovu primenljivost, pouzdanost i fazu životnog ciklusa (da li će u bliskoj budućnosti biti zamenjene novijim).
- Princip "Što jednostavnije, utoliko bolje!", umesto fraza: "Sviđa mi se...", "Čuli smo...", "Ovo je moderno..." i slično.
- Prepustiti izbor IT specijalistima i slično.

2. Individualni razlozi (članovi projektnog tima, pogledi i očekivanja rukovodstva, međusobna komunikacija)

Projektni tim najčešće čine predstavnici organizacije i IT specijalisti. Kandidati za članove tima iz organizacije trebalo bi prvenstveno da budu stručnjaci, koji poznaju poslovne procese organizacije. Izbor ne sme da se vrši po kriterijumu, koji se često primenjuje: "... razume se u kompjutere". Podrazumeva se da je član tima opredeljen za timski rad.

Konačno:

- Izabranim članovima tima, a prema potrebnim specijalnostima, dodeljuju se striktna zaduženja i uloge.
- Nije prihvatljivo delovanje članova tima van granica njihove kompetentnosti i slično.

Problemi timskog konflikta predmet su stalnih analiza, a s namerom da se konflikti eliminišu i ne uslove neuspeh i prekid projekta. Na osnovu postojećih istraživanja i našeg iskustva, preduzimamo akcije za eliminisanje mogućeg rizika:

- nastojimo da identifikujemo motive člana tima za opstrukciju projektnih aktivnosti i delovanje van njihove kompetencije;
- minimiziramo njihov negativni uticaj, svodeći njihove aktivnosti u okvire dodeljenih uloga, specijalnosti i slično.

3. Uticaj zainteresovanih (stakeholders)

Zainteresovani su strane (osobe) na koje utiče projekat, a da pri tome nisu neposredno uključeni u izradu projekta. U IT sektoru uticaj zainteresovanih najviše je izražen u projektima informacionih sistema. Njihov stav može biti pozitivan i negativan. U slučaju negativnog stava, svrstavaju se u faktore rizika za završetak projekta i korišćenje projektnih rezultata.

Za razliku od članova tima, čije su aktivnosti prepoznatljive i najčešće vidljive, stavovi i uticaj zainteresovanih često je nepoznat jer ostaje nevidljiv - u "sivoj zoni". U cilju sprečavanja negativnog uticaja na projekat, preduzimamo neke od sledećih aktivnosti:

- na samom početku izrade projekta identifikujemo zainteresovane strane, njihove interese, kao i stepen uticaja na projekat i projektne rezultate;
- predviđamo moguće motive za negativne stavove (strah, nesigurnost, gubitak pozicije i uticaja u organizaciji i slično), nastojeći da ih argumentovano eliminišemo, ili svedemo na nizak stepen uticaja na projekat.

4. Oporavak projekata (project recovery)

Zastoj, ili prekid projektnih aktivnosti u svakoj organizaciji je nepoželjan. Predstavlja gubitak uloženih resursa: novac, rad stručnjaka, ali ima i druge, moguće je, važnije posledice: razočarenje i izostanak očekivanih pozitivnih efekata, proisteklih iz korišćenja očekivanih projektnih rezultata. Polazeći od nastale situacije, stručnjaci Infotrenda pomoćiće vam:

- da uradite analizu stanja projekta;
- da precizno ustanovite razloge za nastupanje rizika, koji su uticali na zastoj projekta i slično.

Nakon nalaza i zaključaka, obrazložićemo mogućnosti i efekte prekida (zatvaranja) projekta, ili njegovog nastavka (oporavka).

Zatvaranje projekta

Ukoliko preovladaju razlozi za zatvaranje projekta, predložićemo:

- kako da zatvorite (prekinete) projekat uz najmanji gubitak uloženih resursa;
- kako da zatvorite projekat sa najmanje dodatnog novca (i prekid projekta košta).

Oporavak projekta

U slučaju da postoje opravdani razlozi i mogućnosti za nastavak projekta, definisaćemo kriterijume i kreiraćemo plan nastavka projektnih aktivnosti:

- potrebno je odrediti kompetentan tim za oporavak projekta (uz potpunu zamenu i/ili učešće pojedinih članova prethodnog tima);
- potrebno je proveriti i verifikovati, ili promeniti ciljeve projekta;
- potrebno je proveriti i verifikovati, ili promeniti obim projekta;
- kreraćemo novu procenu potrebnih resursa (novac, vreme, angažovanje stručnjaka organizacije i slično);
- kreiraćemo novi QA/QC plan i realan dinamički plan;
- primenićemo efikasne metodologije za završetak projekta, imajući u vidu upravljanje (eliminaciju) faktora rizika, navedenih u tačkama 1-3. ovog teksta.

Zašto se projekti ne završe?

Današnje IT tehnologije nude velike mogućnosti, a projekti se ne završavaju.
Jedan od glavnih razloga je potpuni izostanak, ili loše upravljanje projektom, učesnicima i zainteresovanim za projekat.